Det finns arbetsuppgifter som ger en enorma déjà vu-känslor. Du gör dem om och om igen. Kanske är det fakturor som ska skrivas, kläder som ska tvättas eller bultar som ska bultas. Eftersom de här arbetsuppgifterna är just återkommande är de ypperligt lämpliga att effektivisera. Varje liten tidsvinst betalar sig för varje gång du gör uppgiften.Jag brukar effektivisera mina arbetsuppgifter med fyra stycken -eror. ”Vaddå -eror?” säger du. Jo, så här:

Rationalisera

För det första behöver du fundera på om du verkligen måste göra det du behöver göra. Tar aktiviteten dig närmre dina mål eller gör du det bara för att det ”ska” göras?  Ta för vana att fråga dig själv varför det ska göras. Kommer du inte på ett vettigt svar ska du inte göra det.

Fundera sen på om det går att hoppa över något steg i processen utan att tappa i kvalitet. Måste det vara fyra sorters mjöl i brödet du bakar eller räcker det med ett? Måste verkligen tidrapporten innehålla alla upptänkliga uppgifter eller går det att slopa några som ändå inte används till något vettigt? Rensa bort allting som inte används eller höjer kvaliteten.

Standardisera

Om du ska göra något fler än tre gånger kan det vara en bra idé att standardisera processen. Om du bestämmer dig för ett visst sätt att göra arbetsuppgiften, och kanske till och med skriver en checklista, blir jobbet inte bara lättare att göra, det blir också lättare att reda ut vad som behöver rättats till om något skulle gå fel.

Automatisera

Fundera på om det finns något arbetsmoment som kan automatiseras med hjälp av tjänster som IFTTT, ZAPIER, eller något så enkelt som e-post. Är du en hejjare på att koda kan apple-script eller VB-script vara behjälpliga. När du får datorn att jobba med dig istället för mot dig blir ditt liv lättare.

Delegera

Om du rationaliserat, standardiserat och automatiserat är uppgiften förmodligen så liten, väldefinierad och enkel att du kan delegera den till nästan vem som helst. Har du dessutom gjort en checklista på processen är halva delegationsarbetet gjort.

(Från http://www.produktivitetsbloggen.se/)